پروتكل اداره پست (يا POP كه در حال حاضر نسخه ۳ آن در دسترس است) به نرم‌افزار ايميل اجازه مي‌دهد ايميل را از يك سرور از راه دور بازيابي كند. پروتكل دسترسي به پيغام اينترنتي (يا IMAP با نسخه كنوني ۴) به نرم‌افزار موضعي ايميل امكان دسترسي به پيغام‌هاي ايميلي را كه در يك سرور از راه دور قرار دارند فراهم مي‌كند. يك پروتكل مرتبط به‌نام SMTP نيز وجود دارد كه درباره آن توضيح خواهيم داد.

واسط برنامه‌نويسي نرم‌افزارهاي كاربردي پيغام‌رساني (MAPI) يك پروتكل مختص به مايكروسافت براي ايميل است كه مي‌تواند به‌وسيله Outlook براي برقراري ارتباط با Microsoft Exchange (نرم‌افزار سرور ايميل مايكروسافت) استفاده شود. اين پروتكل كاركردي بيشتر از IMAP ارائه مي‌كند، ولي متاسفانه از آنجا كه اين پروتكل اختصاصي است، تنها براي تعامل‌هاي بين Outlook و Exchange كارايي دارد.

اين پروتكل، قديمي‌ترين طراحي است و در دوره‌اي بيشتر مورد استفاده قرار مي‌گرفت كه اتصالات از طريق مودم‌هاي (Dial-up) معمول بود. POP به كاربران امكان مي‌دهد هنگام برقراري ارتباط، ايميل‌هاي خود را بازيابي كرده و بدون نياز به آنلاين ماندن روي پيغام‌هاي بازيابي شده فعاليت كنند. در دوره‌اي كه هزينه اينترنت بسيار گران بود، اين قابليت يك مزيت بزرگ به‌حساب مي‌آمد. رويه اصلي POP، بازيابي تمام پيغام‌هاي موجود براي ذخيره در نرم‌افزار، حذف آنها از روي سرور و قطع ارتباط است.

پيغام‌هاي خروجي، در برنامه مشتري توليد شده و تا زماني كه اتصال كاربر دوباره فعال شود، براي ارسال در سرور ايميل باقي خواهد ماند. بعد از آپلود آن، سرور پيغام خروجي را به سرورهاي ديگر ايميل مي‌فرستد و اين كار تا زمان رسيدن به مقصد ادامه پيدا مي‌كند.

همچنين بيشتر برنامه‌هاي POP گزينه‌اي براي قرار دادن نسخه‌اي از ايميل در سرور ارائه مي‌كنند. در اين حالت پيغام‌ها تنها زماني از سرور حذف مي‌شود كه زمان زيادي در آنجا باشد يا در برنامه ايميل كاربر حذف شود. نسخه‌اي كه در برنامه مشتري قرار دارد نسخه اصلي است و آنهايي كه در سرور قرار مي‌گيرد به‌عنوان پشتيبان‌هاي موقت ناميده مي‌شود. استفاده از اين روش چندان توصيه نمي‌شود. اگر واقعا مي‌خواهيد ايميل خود را در مكان‌هاي مختلف ببينيد، به‌جاي آن از IMAP استفاده كنيد.

IMAP پروتكل جديدتري است كه براساس حالت «متصل» عمل مي‌كند. رويه حالت استاندارد اين پروتكل، قرار دادن پيغام‌ها در سرور به‌جاي بازيابي نسخه‌هاي آن است؛ بنابراين ايميل‌ها تنها زماني قابل دسترسي است كه آنلاين باشيد. IMAP به‌خودي خود يك برنامه ايميل نيست، بلكه همانند POP يك پروتكل است كه به‌وسيله آن مي‌توانيد ايميل‌هاي خود را بخوانيد. اين پروتكل به شما امكان مي‌دهد به ايميل‌هاي خود در بيش از يك مكان دسترسي داشته باشيد. به‌عنوان مثال از رايانه روميزي خود در محل كار، از لپ‌تاپ خود در منزل و همچنين از گوشي تلفن همراه خود در مكان‌هاي مختلف و از آنجا كه پيغام‌ها در سرور باقي مي‌مانند، تا زماني كه توسط كاربر حذف نشده باشند، از طريق رايانه‌هاي مختلف قابل دسترس خواهد بود.

پروتكل IMAP براي دنيايي با اتصال‌هاي «هميشه برقرار» مناسب‌تر است؛ بويژه اتصال‌هايي كه به‌وسيله مكانيسم‌هاي باند وسيع ارائه شده‌اند. نياز به همواره آنلاين بودن براي خواندن ايميل‌ها، زماني كه اين‌گونه اتصال‌ها هميشه در دسترس هستند مساله بزرگي به‌حساب نمي‌آيد (مانند اين است كه نامه‌هاي خود را در اداره پست بگذاريد و هرزمان كه خواستيد به آنجا رفته و آنها را بخوانيد. ممكن است در دنياي واقعي مشكل باشد ولي در جهان مجازي بسيار ساده خواهد بود).

IMAP نسخه‌هاي ايميل را در برنامه ايميل نگهداري نمي‌كند ولي برخلاف شيوه عملكرد POP، نسخه‌هاي موجود در سرور هستند كه به‌عنوان نسخه‌هاي اصلي شناخته مي‌شوند. اين مساله يك مزيت امنيتي مهم را فراهم مي‌كند؛ چرا كه اگر به هر دليلي رسانه ذخيره‌سازي رايانه شما از كار افتاد، ايميل‌هاي خود را از دست نخواهيد داد. اين مزيت و ديگر مزاياي آن است كه باعث شده درصورت دردسترس نبودن پروتكل MAPI، استفاده از آن پيشنهاد ‌شود.

همان‌طور كه اشاره شد IMAP4 اجازه مي‌دهد ايميل‌هايي را كه در سرور ميزبان قرار دارد مشاهده كنيد؛ بنابراين هر تغييري كه روي آنها بدهيد (حذف، پاسخ، ارسال مجدد و جابه‌جايي) توسط هر شخص ديگري كه در حساب ايميل يا IMAP وارد شود، ديده خواهد شد. اين يك راه‌حل بسيار خوب براي كاربراني است كه مي‌خواهند به‌طور مشترك از يك حساب ايميل استفاده كنند. همچنين براي افرادي كه مي‌خواهند از دستگاه‌هاي مختلف در يك زمان به يك حساب ايميل دسترسي داشته باشند، بسيار مناسب خواهد بود. براي استفاده موثر از IMAP بايد اطمينان حاصل كنيد كه هر برنامه نصب شده در هر رايانه مورد استفاده شما، براي بهره‌گيري از IMAP تنظيم شده‌ است.

از آنجا كه خطر سرريز شدن اطلاعات شما وجود دارد بايد بدانيد تنها ايميل‌هاي ورودي است كه توسط يكي از دو پروتكل POP يا IMAP كنترل مي‌شوند. پيغام‌هاي خروجي نرم‌افزارهاي ايميل POP يا IMAP از پروتكل انتقال آسان پيغام (SMTP) استفاده مي‌كنند.

زماني كه يك حساب ايميل POP يا IMAP را در يك نرم‌افزار ايميل تنظيم مي‌كنيد بايد نام رايانه سرور ايميل (POP يا IMAP) را براي نامه‌هاي دريافتي مشخص كنيد. همچنين بايد نام رايانه سرور (SMTP) نامه‌هاي خروجي را نيز تعيين كنيد. اين نام‌ها معمولا به همان صورت آدرس‌هاي وب است (به‌عنوان مثال imap.med.miami.edu). با توجه به نوع نرم‌افزار مورد استفاده ممكن است مشخصاتي براي مسيرها و جستجوهاي ايميل نيز تعيين شود.

همان‌گونه كه اشاره شد MAPI پروتكل اختصاصي مايكروسافت است. اين پروتكل كاركردي بسيار بيشتر از IMAP براي نرم‌افزار Outlook يكپارچه شده با سرور ايميل Exchange فراهم مي‌كند و البته براي هيچ چيز ديگري كارايي ندارد (در Outlook ممكن است گزينه اتصال «Microsoft Exchange Server» را به‌جاي MAPI ببينيد كه هر دو يك‌چيز را ارائه مي‌كنند).

اگر حساب ايميل شما از POP

بسياري از كاربران وب به دليل استفاده آسان ترجيح مي‌دهند از سرويس تحت وب ايميل استفاده كنند؛ زيرا تنها با يك مرورگر وب قابل دسترسي است. افزون بر اين‌كه همان مزاياي IMAP را نيز ارائه مي‌كند. در كنار اين مزايا، از آنجا كه ايميل تحت وب وابسته به مرورگر است براي بارگذاري، دسترسي به صفحه ايميل، ورود به حساب و انتظار براي بارگذاري واسط گرافيك كاربري زماني صرف خواهد شد و البته اين محدوديت را نيز دارد كه در يك زمان تنها مي‌توانيد يك ايميل را ببينيد.